Qué tener en cuenta antes de elegir un software de gestión y control de acceso para tu gimnasio

Qué saber antes de elegir un software para tu gimnasio

Si quieres elegir un software de gestión y control para tu gimnasio, pero no sabes cómo, lo primero que tienes que conocer es que existen dos grandes tipos de software para clubes. Están los que se instalan localmente y, por lo general requieren un pago único de instalación y eventualmente nuevos desembolsos por actualizaciones. Y, por otro lado, están los que funcionan on-line (en la nube) y se abonan como un servicio mes a mes. A la hora de decidir qué sistema informático o software adquirir para gerenciar y controlar el acceso en tu gimnasio, club o estudio, según los expertos en la materia, tienes que saber esto:
  • Acceso: ¿voy a necesitar usar el sistema desde diferentes lugares o con hacerlo desde la computadora de mi gimnasio me alcanza? Hay softwares que permiten ingresar desde varios dispositivos simultáneamente e incluso cuentan con apps para acceder a los principales indicadores de gestión del gimnasio.
  • Multi-sede: Si tengo más de una sede, ¿me permite el software registrar a un socio en una sede y que el registro automáticamente sea válido para las restantes? Hay proveedores que ofrecen una “pantalla del control de accesos” personalizable para cada gimnasio.
  • Seguridad: ¿Qué sucede si el programa se rompe o me roban la computadora con la que trabajo todos los días? ¿Está protegida mi información? Muchos proveedores trabajan con contratos de privacidad y protocolos de seguridad.
  • Información: ¿Genera el software reportes que pueda yo entender con facilidad y que realmente sirvan para tomar decisiones?
  • ¿Cuál es el plazo de implementación? ¿Hay un período de prueba? En general suelen tardar una o dos semanas si el proceso se inicia desde cero. En caso de traspaso de un proveedor a otro, se calculan unos 20  días. Además, es bueno contar con uno o dos meses de prueba/adaptación.

No te olvides de esto al elegir un software

  • Sobre los clientes: ¿Me permite el sistema trabajar con invitados y medir a cuántos convierto en socios? ¿Me permite darles seguimiento a averiguadores que no compraron en su primera visita? ¿Puedo trabajar con reservas de turnos?
  • Sobre los medios de pago: ¿Qué medios de pago considera el sistema? Hay sistemas que no contemplan la posibilidad de trabajar con tarjeta de crédito.
  • Uso y facilidades tecnológicas: ¿Cuenta el software con integración a las redes sociales? ¿Puedo hacer planes de entrenamiento con mis propias fotos y videos? ¿Necesito que mis clientes puedan reservar sus clases y/o ver sus planes de entrenamiento desde sus propios dispositivos?
  • Soporte: Luego de la compra, ¿tiene soporte técnico y mesa de ayuda? ¿Están incluidos en el pago? Algunos ofrecen seguimiento post implementación de entre una a dos semanas y hasta dos veces al mes.
  • Capacitación: ¿Qué necesito tener y saber para dominar el programa de gestión? ¿A cargo de quién está la capacitación y cuánto tiempo demanda? Es importante que el proveedor no implemente el sistema sin previa capacitación de todos los posibles usuarios. Incluso algunos hasta dividen la formación en etapa comercial y gerencial.
  • Integración: ¿Puedo integrar el software a mi sistema de control de accesos? Hay sistemas como los molinetes o lectores de huellas que demandan una implementación a medida.
  • Requisitos técnicos: En general los sistemas suelen correr bien a partir de Windows XP o similar y con procesadores de 1.6 Ghz en adelante.
Ahora que ya respondiste estos interrogantes, estás en condiciones que hablar con los mejores proveedores de software de gestión y control de acceso para gimnasios. Mercado Fitness los reunió a todos en un único formulario al cual puedes acceder aquí.

El software Mis Actividades completó nuevas integraciones

Durante el último trimestre, el software de gestión para gimnasios Mis Actividades se renovó y completó nuevas integraciones. Por su lado, la firma logró integrarse a nivel de sistemas con un proveedor de servicios de pago de Argentina y, por el otro, finalizó su integración con la plataforma de fitness corporativo Gympass. “La nueva integración con el proveedor de servicios de pago les facilitará a nuestros clientes el cobro a través de débito automático”, explica Gabriel Bongianino, fundador de Mis Actividades. Tras este avance, los gerentes de los gimnasios que trabajan con este software "podrán reducir las tareas que realizan manualmente”. Adicionalmente, durante el último trimestre, relata Bongianino, “como parte de nuestro plan de mejora continua, también finalizamos la integración con la plataforma de fitness corporativo Gympass que nos permitirá facilitar la gestión de reservas y contar con un check in integrado”. Por otra parte, Mis Actividades incorporó mejoras a su módulo de entrenamiento, “como la posibilidad de generar y mantener un historial de mediciones de diferente índole -vinculadas a su rendimiento-, así como la fijación de objetivos de entrenamiento por parte del usuario desde la aplicación personalizada”. Además de esto, el equipo de Mis Actividades está trabajando la nueva versión de la aplicación para clientes. Estamos realizando prototipos para integración con plataformas que permiten responder mensajes desde múltiples canales (redes sociales y WhatsApp), y en mejoras generales del sistema”, adelanta el fundador. Mis Actividades es sponsor de la 17° edición de Mercado Fitness a realizarse el 9 y 10 de septiembre en el Centro Costa Salguero, en la Ciudad de Buenos Aires. Al respecto, Bongianino dice: “Es un evento que venimos esperando. Siempre nos va muy, así que esperamos que se desarrolle de buena manera”.

Mis Actividades lanza una nueva versión para mejorar la gestión de reservas

El software Mis Actividades lanza una nueva versión para mejorar la gestión de reservas. La actualización busca beneficiar tanto a los clientes como a los operadores, gimnasios, natatorios y demás centros deportivos. Gabriel Bongianino, titular de Mis Actividades, menciona que una primera característica es “la posibilidad de que los clientes puedan seleccionar su ubicación física en la clase”. Esto supone que puedan escoger, por ejemplo, en qué bicicleta fija quieren estar, o en qué carril de la piscina quieren realizar la actividad. A su vez, Bongianino adelanta que “en una próxima versión se podrá permitir únicamente a determinados clientes basado en el nivel que tengan dentro del programa de fidelización”. Un segundo aspecto que destaca es el sistema de reservas. Bongianino explica que “es una herramienta que incorporamos para que puedan generarse reservas cruzadas entre distintos centros fitness usuarios de Mis Actividades”. “Este último sirve, por ejemplo, para poder generar acuerdos entre gimnasios y natatorios, para poder complementarse y ofrecer distintas actividades para sus clientes, o también generar redes entre centros fitness que están ubicados geográficamente distantes, para que los clientes puedan ir a realizar alguna actividad en otra ciudad, estando de viaje”, detalla Bongianino. Cabe destacar que, en abril, la empresa de software de gestión Mis Actividades presentó una nueva versión de su plataforma para gimnasios y centros fitness en la 11ª edición de Mercado Fitness Córdoba.

El software EVO suma a Bodytech y Selfit de Brasil como clientes

El software EVO suma a las cadenas de gimnasios Bodytech y Selfit, de Brasil, como clientes. La marca W12 -propietaria de EVO- prevé un crecimiento del 30% por ciento en 2022, y acaba de anunciar la firma de contratos con Bodytech, una red que cuenta con 100 gimnasios premium en Brasil, y con la cadena de gimnasios low cost Selfit. Después de más de 10 años utilizando su propia tecnología, Bodytech ahora optó por unirse a las más de 120 redes de gimnasios brasileños que utilizan EVO como software de gestión. Entre los clientes de W12 que utilizan EVO se encuentran grandes redes como Engenharia do Corpo, Panobianco, Alliance, TecFitBR, entre otras. El despliegue de EVO en los gimnasios de Bodytech comenzó en abril y finalizará en agosto. Un total de 72 sedes Bodytech y las 25 tiendas Fórmula operarán con el sistema. La decisión de Bodytech tuvo en cuenta la agilidad en el desarrollo e implementación, la oportunidad de agregar nuevas funcionalidades a sus canales digitales, además de la reducción de costos de tecnología, permitiendo dirigir aún más recursos al 'core business' de la empresa (personas, equipos e instalaciones). “EVO es lo último en arquitectura de software para este segmento”, dice Bruno Franco, director de tecnología de Bodytech y añade: “Con la implantación de EVO acortaremos nuestro proceso de innovación y ganaremos en agilidad al reducir costes”. El CTO de Bodytech explica que “esperamos más agilidad en las innovaciones, más estabilidad en la operación, más eficiencia y más rapidez en la distribución de contenidos”, y afirma: “Con EVO, nuestro objetivo es completar en semanas lo que podría haber tomado meses, especialmente el desarrollo de funciones para nuevos productos y servicios”. Para atender las necesidades de Bodytech, W12 involucró a su equipo de tecnología en la creación de funciones innovadoras nunca antes ofrecidas por software de esta categoría en el mundo. “Estamos trabajando en nuevas funciones y soluciones en EVO con base en las demandas de Bodytech”, dice Paulo Akiau, presidente de W12. Por su parte, Selfit es el otro gigante que eligió a EVO como su socio tecnológico y de negocios. “Selfit ya ha dado grandes pasos en su viaje hacia el éxito. Estaban buscando el socio ideal para el futuro, y estamos muy orgullosos de que hayan elegido EVO”, mencionan desde la compañía. Selfit eligió a EVO por la capacidad de adaptación y la dedicación al buscar el mejor resultado para todo tipo de clientes en el segmento del fitness. Y, cuando una gran red se enfrenta a esta capacidad de EVO para resolver problemas, anticipar soluciones y crear tendencias, surge la confianza. “Todas las innovaciones pondrán al EVO en un nivel superior a la gran mayoría de los sistemas que se ofrecen en el mundo”, explica Akiau. Dice que esta iniciativa se suma a una práctica histórica en la empresa, que es enfocarse en las necesidades del cliente, tanto en los que ya reconoce como en los que aún no ha descubierto. “La innovación y el compromiso absoluto con los clientes forman parte del ADN de W12”, concluye el gerente. EVO está presente en 12 países y es una referencia como software de gestión para gimnasios. En 2019, W12 pasó a formar parte de la norteamericana ABC Fitness Solutions, que ofrece soluciones para la gestión de gimnasios, responsable de la tecnología en las redes de gimnasios más grandes del mundo.

Se lanzó GOturnos, un sistema online de reserva turnos

Se lanzó a principios de este mes GOturnos, un sistema online para reservar turnos en gimnasios y estudios de fitness. “Nuestro principal diferencial es el bajo costo de inversión inicial que deben realizar los gimnasios para tener nuestro sistema. Tenemos precios muy competitivos”, dice Belén Márquez, responsable comercial de GOturnos.
“GOturnos es un sistema de reservas online dirigido a aquellos centros de entrenamiento que busquen mejorar su gestión y ampliar su oferta por medio de una plataforma virtual”, señala Márquez. Las funcionalidades incluyen la gestión de reservas mediante la autogestión, la administración de los clientes, así como el control de registro de pagos. “El socio puede gestionar su turno mediante un módulo de autogestión a través de la página web, y próximamente lo podrá realizar mediante la app. GOturnos está disponible para dispositivos móviles, computadoras, notebooks y tablets. Hasta el momento, invertimos U$7 mil dólares en el desarrollo de la plataforma”, añade la encargada comercial. “La ventaja principal que presenta nuestro software -prosigue Márquez-, es que simplifica los procesos de gestión en el gimnasio, y el cliente tendrá su propia autonomía para tramitar su reserva, mientras que para los propietarios eso significa optimizar el tiempo en que tarda un socio en pasar por el mostrador del gimnasio”. “Tenemos como expectativa poder llegar a centros deportivos que necesiten automatizar su gestión para ayudarlos a mejorar su administración. Esperamos cumplir con lo que espera de GOturnos cada uno de nuestros potenciales clientes”, concluye Márquez. Para obtener más información visitar www.instagram.com/goturnos

El freno a la innovación

La incorporación de las nuevas tecnologías a la vida cotidiana de las personas es una clara realidad. Valoradas por el nivel de autoservicio que ofrecen a los usuarios, todavía son muchos los operadores que se resisten a incorporarlas a sus gimnasios.
Vivimos una época de rápida transformación en la que las nuevas tecnologías forman parte de nuestra vida cotidiana, en un uso cada vez más normalizado y extendido. Sin duda,  la llegada de los “smartphones” marcó un antes y un después en nuestra forma de actuar e interactuar.
Esos teléfonos inteligentes son cada vez menos teléfonos y más instrumentos de gestiones personales, desde los que realizamos transferencias, consultamos el correo electrónico, reservamos un hotel o vendemos un mueble de segunda mano de forma ágil, atractiva y segura.
Sabemos que el autoservicio es un elemento de satisfacción por sí mismo. A efectos prácticos, valoramos muy positivamente la flexibilidad que nos proporciona poder realizar cualquier gestión desde nuestro teléfono. No sólo en cuanto a la optimización del tiempo. Emocionalmente, es un claro elemento de motivación y de refuerzo personal y social.
Sin embargo, podemos detectar que ese cambio –ya producido en el plano personal– va un paso por detrás cuando hablamos de empresas u organizaciones. En muchos casos, seguimos confeccionando estadísticas en hojas de cálculo, atendemos telefónicamente las reservas anotándolas en papel y realizamos inscripciones y ventas de forma exclusivamente presencial. Todo ello es, sin duda, un freno a la innovación.
¿Por qué es así? Muchas veces los gestores valoramos erróneamente la digitalización de un proceso establecido como una pesada tarea y una carga de tiempo. Desconociendo que quizás resulte más sencillo de lo que solemos pensar a priori y sin tener una previsión clara de los beneficios que dicho cambio conlleva a corto plazo, no sólo económicos.
En cualquier caso, debemos pensar en ello como una apuesta por la innovación que  no sólo nos refuerza en marca y posicionamiento, sino que nos alinea con una realidad social de clara tendencia.
Por supuesto, será muy bien recibido por parte de nuestro equipo ya que, además de proporcionarles herramientas de trabajo más ágiles y de renovar su motivación, tendrán una imagen de mayor modernidad, solidez y solvencia de la empresa y el proyecto en común.
CRM (Customer Relationship Management), softwares de gestión de reservas, plataformas de inscripciones online o portales de e-commerce son algunas de las herramientas que van a quitar el freno a la innovación. Hay más. Y vendrán más aún…
Previsión de datos de acceso a internet según dispositivos.

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