Si quieres elegir un software de gestión y control para tu gimnasio, pero no sabes cómo, lo primero que tienes que conocer es que existen dos grandes tipos de software para clubes. Están los que se instalan localmente y, por lo general requieren un pago único de instalación y eventualmente nuevos desembolsos por actualizaciones. Y, por otro lado, están los que funcionan on-line (en la nube) y se abonan como un servicio mes a mes. A la hora de decidir qué sistema informático o software adquirir para gerenciar y controlar el acceso en tu gimnasio, club o estudio, según los expertos en la materia, tienes que saber esto:

• Acceso: ¿voy a necesitar usar el sistema desde diferentes lugares o con hacerlo desde la computadora de mi gimnasio me alcanza? Hay softwares que permiten ingresar desde varios dispositivos simultáneamente e incluso cuentan con apps para acceder a los principales indicadores de gestión del gimnasio.
• Multi-sede: Si tengo más de una sede, ¿me permite el software registrar a un socio en una sede y que el registro automáticamente sea válido para las restantes? Hay proveedores que ofrecen una “pantalla del control de accesos” personalizable para cada gimnasio.
• Seguridad: ¿Qué sucede si el programa se rompe o me roban la computadora con la que trabajo todos los días? ¿Está protegida mi información? Muchos proveedores trabajan con contratos de privacidad y protocolos de seguridad.
• Información: ¿Genera el software reportes que pueda yo entender con facilidad y que realmente sirvan para tomar decisiones?
• ¿Cuál es el plazo de implementación? ¿Hay un período de prueba? En general suelen tardar una o dos semanas si el proceso se inicia desde cero. En caso de traspaso de un proveedor a otro, se calculan unos 20  días. Además, es bueno contar con uno o dos meses de prueba/adaptación.

No te olvides de esto al elegir un software

• Sobre los clientes: ¿Me permite el sistema trabajar con invitados y medir a cuántos convierto en socios? ¿Me permite darles seguimiento a averiguadores que no compraron en su primera visita? ¿Puedo trabajar con reservas de turnos?
• Sobre los medios de pago: ¿Qué medios de pago considera el sistema? Hay sistemas que no contemplan la posibilidad de trabajar con tarjeta de crédito.
• Uso y facilidades tecnológicas: ¿Cuenta el software con integración a las redes sociales? ¿Puedo hacer planes de entrenamiento con mis propias fotos y videos? ¿Necesito que mis clientes puedan reservar sus clases y/o ver sus planes de entrenamiento desde sus propios dispositivos?
• Soporte: Luego de la compra, ¿tiene soporte técnico y mesa de ayuda? ¿Están incluidos en el pago? Algunos ofrecen seguimiento post implementación de entre una a dos semanas y hasta dos veces al mes.
• Capacitación: ¿Qué necesito tener y saber para dominar el programa de gestión? ¿A cargo de quién está la capacitación y cuánto tiempo demanda? Es importante que el proveedor no implemente el sistema sin previa capacitación de todos los posibles usuarios. Incluso algunos hasta dividen la formación en etapa comercial y gerencial.
• Integración: ¿Puedo integrar el software a mi sistema de control de accesos? Hay sistemas como los molinetes o lectores de huellas que demandan una implementación a medida.
• Requisitos técnicos: En general los sistemas suelen correr bien a partir de Windows XP o similar y con procesadores de 1.6 Ghz en adelante.

Ahora que ya respondiste estos interrogantes, estás en condiciones que hablar con los mejores proveedores de software de gestión y control de acceso para gimnasios. Mercado Fitness los reunió a todos en un único formulario al cual puedes acceder aquí.