Algunas ideas sobre cómo proceder con eficiencia cuando el gimnasio necesita encontrar reemplazo con urgencia para un profesor que avisó que no podrá dictar su clase

Hay muchas maneras de arrancar el día o de transitarlo; seguramente, todo dueño o coordinador de gimnasio tiene su agenda armada o, al menos, tiene en mente cómo encarar su día de trabajo. Lo que no desea nunca es comenzarlo a las 7.00 u 8.00 con la noticia de que un profesor no se presentará a trabajar a las 9. Ya tiene un inconveniente que, sabe, no será sencillo de solucionar: el de reemplazar a ese miembro de su equipo.

Cuando trabajamos con personas y dependemos de ellas, sabemos que a cualquiera le puede pasar algo, desde levantarse enfermo un día hasta que ocurran los hechos más inesperados. Nadie está exento, y eso está claro, pero ¿cómo podemos manejar estas situaciones que surgen de manera sorpresiva y que requieren de una solución rápida, ya que en nuestro gimnasio hay 20 personas o más esperando por su clase?

En una encuesta llevada a cabo por Mercado Fitness durante el mes de julio pasado, en la que se consultó a dueños y coordinadores de gimnasios cómo proceden cuando hay que reemplazar a un instructor de urgencia, se obtuvieron los siguientes datos:

– El 35% dijo que la clase la dicta otro miembro del staff del gimnasio;
– El 30% contestó que busca reemplazo en una base de datos propia;
– El 29% dijo que el profesor que falta debe encontrar un reemplazante.

En menor medida aparecieron las siguientes respuestas: el 2%, busca reemplazos en grupos de Facebook o WhatsApp; otro 2% lo hace a través de sitios web específicos, como XhumaJobs y Somos Profes; el 1% suspende la clase si falta el profesor a cargo y también el 1% contacta a “gimnasios amigos” para que les sugieran un reemplazante.

¿Cuál es tu fórmula o método?
Cualquiera sea tu manera más usual de resolver un inconveniente así, lo importante es que sea efectiva y rápida, ya que el servicio de tu gimnasio se puede ver perjudicado por este tipo de situaciones y, más aún, si no lográs resolver favorablemente el problema.

A continuación, quisiera compartir algunas sugerencias, que pueden ayudar a lidiar con este tipo de situaciones:

1. Conocé los horarios de trabajo de los miembros de tu staff; es posible que alguno de ellos pueda cubrir ciertas clases de otros instructores.
2. Armá una base de datos, especificando nombre y apellido del instructor, qué clases dicta y cuáles son sus horarios libres. Actualízala con cierta frecuencia.
3. Pedí a los miembros de tu staff que te recomienden referidos, es decir, otros instructores de confianza que puedan reemplazarlos.
4. Armá un grupo de WhatsApp que sea exclusivo para reemplazos; puede ser un grupo específico, por ejemplo, solo con instructores de Zumba.
5. Registrá gratis tu gimnasio o club en sitios webs específicos de búsqueda de instructores, como Xhuma Jobs y Somos Profes. Xhuma Jobs otorga sin cargo un pack de 30 SMS para que puedas enviarlos, en caso de urgencias de reemplazos, a la base de datos de instructores registrados en el sitio. Se puede filtrar por disciplina, zona y km. En el caso de Somos Profes podés publicar en su sitio web y a través de su grupo en Facebook.
6. Pedí a un contacto o amigo que conozcas que te introduzca o autorice a formar parte de grupos de WhatsApp que tengan como finalidad resolver problemas de reemplazos.
7. Formá parte de grupos de reemplazos en Facebook; algunos están segmentados por localidad y pueden coincidir con la zona o radio de tu gimnasio.
8. Armá un grupo en Facebook que tenga como finalidad sumar nuevos recursos humanos para tu gimnasio, con la posibilidad de convocarlos para reemplazos.

Tal vez ya tengas tu fórmula o método para encontrar reemplazos para tu gimnasio. Si no, espero que estos consejos te sirvan como recurso a futuro. Lo importante y prioritario es que el servicio de tu gimnasio no se vea perjudicado por este inconveniente.