Los tiempos son cambiantes, la realidad se modifica vertiginosamente, los clientes presentan diferentes y variadas demandas sobre el servicio, los equipos están en permanente recambio y la gestión parece hacerse más difícil y compleja.

Si el lector coincide con la mayoría o la totalidad del análisis es probable que se encuentre ante una situación desafiante y con la necesidad de hacer un cambio. Éste es entonces el mejor momento para detenerse, pensar y rediseñar la gestión con una premisa fundamental: hacerlo simple. En otras palabras, adoptar un modelo de gestión minimalista.

El devenir de las operaciones en esta realidad de clubes y gimnasios es complejo de por sí. Ahora bien, ¿cuántas cosas nosotros podríamos simplificar para mejorar el resultado y la eficiencia?  ¿Cuántos recursos malgastamos día a día? ¿Cuántos y cuáles procesos son realmente necesarios o podríamos organizar de manera diferente? Éstas son algunas de las preguntas que pueden abrir la posibilidad de una mirada minimalista de la gestión.

Si bien desde hace tiempo creo que no existen fórmulas ni recetas mágicas, ni tampoco creo que ésta sea una solución milagrosa, quisiera aprovechar este espacio para contarles brevemente algunas ideas, acciones y reflexiones que podrían contribuir a la gestión de tu empresa o, al menos, hacerla más simple.

Antes de continuar permítanme una aclaración respecto a la utilización del término “simple”.  Simple no significa sencillo, tampoco fácil y mucho menos de poca importancia o valor. Por el contrario, simple significa que mantiene el balance necesario entre la teoría y la puesta en práctica, que resulta accesible.  El gran Leonardo Da Vinci, lo definía de la siguiente manera: “Simplicidad es la máxima sofisticación.”

El minimalismo

El minimalismo se refiere a todo aquello que es reducido a lo esencial, despojando elementos que no son de gran utilidad. Esto podría ser aplicado tanto a nuestra gestión diaria como al servicio que ofrecemos a nuestros clientes.

Para esto es clave investigar y comprender qué es lo que nuestros clientes reconocen como esencial y valioso de nuestra propuesta. De esta forma podremos enfocar las acciones hacia la mejora específica de esos aspectos y no sólo sumar por sumar, con la creencia que de esta manera nuestro servicio sea considerado de mayor valor.

Uno de los pilares del minimalismo es centrarse exclusivamente en lo esencial, reduciendo al mínimo la dispersión de energía y las distracciones en las cosas superficiales o accesorias.

En el caso de la gestión de nuestros negocios podríamos comenzar, por ejemplo, redefiniendo los objetivos que habitualmente establecemos para un período, o bien, reducir el periodo permitiendo generar resultados más fáciles de alcanzar.

Si nos referimos a los equipos de trabajo, tal vez podemos recortar las extensas descripciones de puestos y de perfiles, así como definir las tareas más importantes de cada posición.

Adicionalmente, podemos pensar en descartar procesos y actividades que no sean imprescindibles, o que aporten poco valor. Por ejemplo, analizar el resultado de todos esos mensajes o llamados diarios que terminan formando parte de una larga lista de tareas que los colaboradores sólo buscan completar sin importar la eficacia.

Podríamos entonces, en lugar de llamar a todos, redirigir el esfuerzo de todos en el equipo para llamar a quienes realmente es “imprescindible” hacerlo. Puntualmente en este caso, creo imprescindible contactar a los clientes con baja o nula tasa de uso de nuestros servicios.

Ludwig Mies van der Rohe fue un reconocido arquitecto y diseñador industrial germano-estadounidense que acuñó la frase por todos conocida y no siempre aplicada:

“Menos es más”. Aclaración: como todo no aplica para todo, recomiendo por favor no aplicar esto a su política de precios.

Otra de las recetas que el minimalismo aplica en la vida cotidiana es una gestión del tiempo organizada. La distribución racional y priorizada del tiempo es una forma de mantener la atención en las cosas esenciales, descartando las actividades superfluas.

Si llevamos esta receta a nuestros gimnasios podríamos pensar en utilizar entrevistas grupales en las primeras fases de selección de candidatos, así como generar reuniones de trabajo más cortas y con agendas específicas.

Con la esperanza de que la idea haya sido comprendida, para ser coherente con la mirada minimalista y no sumar palabras que sólo digan más de lo mismo, les comparto para terminar una simple historia que espero les guste.

La historia de los tres sastres
Tres sastres deciden instalarse en la misma calle. ¡Comercialmente, inentendible! Pero en este caso se trata de una cuestión de rivalidad personal y, en este campo, la lógica y la razón no suelen estar siempre presentes…

Para atraer a un máximo de clientes, el primero instala encima de la puerta de su negocio un gran letrero que dice: «Soy el mejor sastre de la región».

El segundo instala un letrero todavía más grande: «Soy el mejor sastre de todo el país».

El tercero decide hacerlo más simple e instala un letrero más pequeño: «Soy el mejor sastre de esta calle».  ¿A cuál creen que fueron la mayoría de los clientes?

Es muy probable que el minimalismo de la gestión puede generar diferentes resultados si nos permitimos pensar más simple, entendiendo que esas pequeñas decisiones y acciones, a las que a veces no nos atrevemos, son las que hacen una gran diferencia.

“No nos atrevemos a muchas cosas porque son difíciles, pero son difíciles porque no nos atrevemos a hacerlas.” Séneca (Corduba, 4 a. C.-Roma, 65 d. C.).